Fungsi administrasi terdiri dari lima kegiatan dasar yaitu sebagai berikut (David, 2005):
a) Planning (Perencanaan)
Fungsi perencanaan merupakan langkah awal daripada fungsi administrasi yang lain. Dengan perencanaan ini semua kegiatan akan mempunyai suatu aliran pelaksanaan kerja.
Perencanaan terdiri dari semua kegiatan manajerial yang berkaitan dengan persiapan menghadapi masa depan. Kegiatan-kegiatannya termasuk meramalkan, menetapkan sasaran, menetapkan strategi, dan berbagi kebijakan. Perencanaan sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan taktik dan evaluasi taktik karena kegiatan pengorganisasian, pengarahan, penyusunan staf, dan pengawasan bergantung pada perencanaan yang baik.
Perencanaan ini mempunyai bentuk-bentuk antara lain :
• Sasaran
Dalam kurun waktu tertentu perusahaan tentu mempunyai suatu sasaran atau tujuan yang hendak dicapai.
• Kebijakan
Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan. Misalkan kebijakan perusahaan yaitu hanya memproduksi produk-produk berkualitas tinggi dengan bahan-bahan pilihan.
• Strategi
Strategi merupakan agenda yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Suatu taktik akan menetapkan arah yang terjadi dari aneka macam tujuan dan membimbing penggunaan sumber daya yang diperlukan. Ketepatan waktu pelaksanaan yaitu duduk perkara yang perlu diperhatikan dalam taktik ini.
• Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
• Aturan
Aturan yaitu merupakan adegan dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi suatu prosedur.
• Program
Program merupakan kombinasi antara kebijakan, prosedur, aturan dan pertolongan peran yang disertai dengan anggaran atau budget.
b) Staffing (Penyusunan Staf)
Fungsi penyusunan staf dalam administrasi juga disebut administrasi personalia atau manajemen sumber daya manusia. Di dalamnya terdapat semua kegiatan menyerupai merekrut, mewawancara, menguji, memilih, mengarahkan, melatih, mengembangkan, memelihara, mengevaluasi, memberi imbalan, mendisiplinkan, mempromosikan, memindahkan, menurunkan pangkat, dan mengeluarkan karyawan, serta menjaga korelasi dengan serikat buruh. Aktivitas penyusunan staf berperan penting dalam usaha pelaksanaan strategi. Karena itu, manajer sumber daya insan semakin terlibat lebih aktif dalam proses administrasi strategis. Mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan
dalam bidang penyusunan staf merupakan hal yang penting.
• Recruiting : merekrut/menarik tenaga kerja yang memiliki kemampuan hard skills dan soft skills.
• Selecting: memilih karyawan-karyawan yang berkompetensi/profesional.
c) Organizing (Pengorganisasian)
Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai
proses penciptaan korelasi antara aneka macam fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik semoga semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada satu tujuan. Tujuan dari pengorganisasian dalam administrasi terbagi menjadi tiga kegiatan yang berurutan yaitu: membagi-bagi peran menjadi pekerjaan yang lebih sempit (spesialisasi pekerjaan), menggabungkan pekerjaan untuk membentuk departemen (departementalisasi), dan mendelegasikan wewenang.
Beberapa keunggulan adanya pengorganisasian yang baik, yaitu:
1. Dapat terjalin teladan korelasi yang baik antar organisasi, antar anggota organisasinya, serta antar organiasi dengan organisasi, sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
2. Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan terperinci peran dan kewajiban serta tanggung jawanya, karena disini terjadi pendelegasian wewenang secara tegas.
d) Directing (Pengarahan)
Yang dimaksud dengan pengarahan yaitu tindakan untuk mengusahakan semoga semua anggota organisasi melaksanakan kegiatan yang sudah ditentukan ke arah tercapainya tujuan. Kegiatan pengarahan ini banyak menyangkut duduk perkara pertolongan motivasi kepada para anggota organisasi, kepemimpinan serta pengembangan komunikasi.
e) Controlling (Pengendalian)
Merupakan kegiatan untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan.
Fungsi pengawasan termasuk semua kegiatan yang dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan operasi sesuai dengan yang direncanakan.
Semua manajer dalam suatu organisassi mempunyai tanggung jawab pengawasan, menyerupai melaksanakan evaluasi prestasi dan mengambil tindakan yang perlu untuk meminimalkan inefisiensi. Fungsi administrasi sangat penting semoga evaluasi taktik dapat dilakukan secara efektif.
Terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengendalian di dalam setiap organisasi, yaitu:
1. Adanya perubahan di lingkungan organisasi.
Hal itu menjadikan fungsi pengendalian harus dilaksanakan semoga dampak dari perusahaan-perusahaan tersebut segera dapat dideteksi sehingga administrasi akan bisa menghadapi tantangan maupun memanfaatkan adanya peluang yang disebabkan oleh perubahan itu.
2. Organisasi menjadi semakin kompleks.
Oleh karena pada umumnya organisasi pada masa sekarang ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis dan pula menjadi lebih luas dan kompleks. Dengan demikian juga bila banyak dipakai penyalur dalam penjual produk, maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu sistem pengendalian yang lebih teliti.
3. Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja.
Untuk mendeteksi kesalahan yang mungkin dapat diperbuat oleh organisasi maka digunakan fungsi pengendalian. Semakin jarang pekerja melaksanakan kesalahan dalam bekerja maka, semakin sederhana administrasi menjalankan fungsi pengendalian.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Mengimplementasikan sistem pengendalian agaknya merupakan cara yang sempurna untuk memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan dari atasan masing-masing. Namun demikian, manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara pengendalian dengan kebebasan eksklusif dan pekerja supaya tidak mematikan kreativitas.
Empat jenis kontrol (pengendalian), yaitu:
a. Pengendalian Fisik.
Pengendalian fisik yaitu pengendalian yang dilakukan dengan cara melihat barang-barang yang dijual, datang ke toko pelanggan (untuk memastikan pelanggan benar-benar ada dan salesman benar-benar menjual atau menyampaikan produk perusahaan) ada uang ada barang.
b. Pengendalian Administratif.
Pengendalian administratif yaitu pengendalian yang dilakukan dengan cara melaksanakan pencatatan terhadap produk yang diproduksi, produk yang ada di gudang, produk yang laku dijual, faktur-faktur penjualan (penjualan tunai dan kredit), setoran salesman, piutang-piutang yang akan/sudah jatuh tempo. Hal ini dilakukan antara adegan keuangan, salesman, tenaga bongkar muat (orang gudang), dan supervisor.
c. Pengendalian Elektronik Digital.
Pengendalian elektronik digital yaitu pengendalian yang dilakukan dengan menggunakan barang-barang elektronik, seperti: telepon dan kamera digital yang mana untuk memastikan pelanggan itu benar-benar ada (nyata), bukan sekedar karangan salesman sehingga pelanggannya bisa di data (kartu pelanggan).
d. Pengendalian Matriks Fungsional.
Pengendalian matriks fungsional yaitu pengendalian yang dilakukan oleh masing-masing adegan dalam perusahaan terhadap tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan. Misalnya salesman bertanggung jawab pada adegan keuangan untuk menyampaikan faktur tunai, uang tunai, faktur kredit dan uang tunai hasil pembayaran kredit yang lalu. Sedangkan adegan keuangan bertugas untuk menghitungnya dan memasukkannya pada pembukuan.
a) Planning (Perencanaan)
Fungsi perencanaan merupakan langkah awal daripada fungsi administrasi yang lain. Dengan perencanaan ini semua kegiatan akan mempunyai suatu aliran pelaksanaan kerja.
Perencanaan terdiri dari semua kegiatan manajerial yang berkaitan dengan persiapan menghadapi masa depan. Kegiatan-kegiatannya termasuk meramalkan, menetapkan sasaran, menetapkan strategi, dan berbagi kebijakan. Perencanaan sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan taktik dan evaluasi taktik karena kegiatan pengorganisasian, pengarahan, penyusunan staf, dan pengawasan bergantung pada perencanaan yang baik.
Perencanaan ini mempunyai bentuk-bentuk antara lain :
• Sasaran
Dalam kurun waktu tertentu perusahaan tentu mempunyai suatu sasaran atau tujuan yang hendak dicapai.
• Kebijakan
Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan. Misalkan kebijakan perusahaan yaitu hanya memproduksi produk-produk berkualitas tinggi dengan bahan-bahan pilihan.
• Strategi
Strategi merupakan agenda yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Suatu taktik akan menetapkan arah yang terjadi dari aneka macam tujuan dan membimbing penggunaan sumber daya yang diperlukan. Ketepatan waktu pelaksanaan yaitu duduk perkara yang perlu diperhatikan dalam taktik ini.
• Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
• Aturan
Aturan yaitu merupakan adegan dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi suatu prosedur.
• Program
Program merupakan kombinasi antara kebijakan, prosedur, aturan dan pertolongan peran yang disertai dengan anggaran atau budget.
b) Staffing (Penyusunan Staf)
Fungsi penyusunan staf dalam administrasi juga disebut administrasi personalia atau manajemen sumber daya manusia. Di dalamnya terdapat semua kegiatan menyerupai merekrut, mewawancara, menguji, memilih, mengarahkan, melatih, mengembangkan, memelihara, mengevaluasi, memberi imbalan, mendisiplinkan, mempromosikan, memindahkan, menurunkan pangkat, dan mengeluarkan karyawan, serta menjaga korelasi dengan serikat buruh. Aktivitas penyusunan staf berperan penting dalam usaha pelaksanaan strategi. Karena itu, manajer sumber daya insan semakin terlibat lebih aktif dalam proses administrasi strategis. Mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan
dalam bidang penyusunan staf merupakan hal yang penting.
• Recruiting : merekrut/menarik tenaga kerja yang memiliki kemampuan hard skills dan soft skills.
• Selecting: memilih karyawan-karyawan yang berkompetensi/profesional.
c) Organizing (Pengorganisasian)
Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai
proses penciptaan korelasi antara aneka macam fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik semoga semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada satu tujuan. Tujuan dari pengorganisasian dalam administrasi terbagi menjadi tiga kegiatan yang berurutan yaitu: membagi-bagi peran menjadi pekerjaan yang lebih sempit (spesialisasi pekerjaan), menggabungkan pekerjaan untuk membentuk departemen (departementalisasi), dan mendelegasikan wewenang.
Beberapa keunggulan adanya pengorganisasian yang baik, yaitu:
1. Dapat terjalin teladan korelasi yang baik antar organisasi, antar anggota organisasinya, serta antar organiasi dengan organisasi, sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
2. Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan terperinci peran dan kewajiban serta tanggung jawanya, karena disini terjadi pendelegasian wewenang secara tegas.
d) Directing (Pengarahan)
Yang dimaksud dengan pengarahan yaitu tindakan untuk mengusahakan semoga semua anggota organisasi melaksanakan kegiatan yang sudah ditentukan ke arah tercapainya tujuan. Kegiatan pengarahan ini banyak menyangkut duduk perkara pertolongan motivasi kepada para anggota organisasi, kepemimpinan serta pengembangan komunikasi.
e) Controlling (Pengendalian)
Merupakan kegiatan untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan.
Fungsi pengawasan termasuk semua kegiatan yang dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan operasi sesuai dengan yang direncanakan.
Semua manajer dalam suatu organisassi mempunyai tanggung jawab pengawasan, menyerupai melaksanakan evaluasi prestasi dan mengambil tindakan yang perlu untuk meminimalkan inefisiensi. Fungsi administrasi sangat penting semoga evaluasi taktik dapat dilakukan secara efektif.
Terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengendalian di dalam setiap organisasi, yaitu:
1. Adanya perubahan di lingkungan organisasi.
Hal itu menjadikan fungsi pengendalian harus dilaksanakan semoga dampak dari perusahaan-perusahaan tersebut segera dapat dideteksi sehingga administrasi akan bisa menghadapi tantangan maupun memanfaatkan adanya peluang yang disebabkan oleh perubahan itu.
2. Organisasi menjadi semakin kompleks.
Oleh karena pada umumnya organisasi pada masa sekarang ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis dan pula menjadi lebih luas dan kompleks. Dengan demikian juga bila banyak dipakai penyalur dalam penjual produk, maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu sistem pengendalian yang lebih teliti.
3. Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja.
Untuk mendeteksi kesalahan yang mungkin dapat diperbuat oleh organisasi maka digunakan fungsi pengendalian. Semakin jarang pekerja melaksanakan kesalahan dalam bekerja maka, semakin sederhana administrasi menjalankan fungsi pengendalian.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Mengimplementasikan sistem pengendalian agaknya merupakan cara yang sempurna untuk memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan dari atasan masing-masing. Namun demikian, manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara pengendalian dengan kebebasan eksklusif dan pekerja supaya tidak mematikan kreativitas.
Empat jenis kontrol (pengendalian), yaitu:
a. Pengendalian Fisik.
Pengendalian fisik yaitu pengendalian yang dilakukan dengan cara melihat barang-barang yang dijual, datang ke toko pelanggan (untuk memastikan pelanggan benar-benar ada dan salesman benar-benar menjual atau menyampaikan produk perusahaan) ada uang ada barang.
b. Pengendalian Administratif.
Pengendalian administratif yaitu pengendalian yang dilakukan dengan cara melaksanakan pencatatan terhadap produk yang diproduksi, produk yang ada di gudang, produk yang laku dijual, faktur-faktur penjualan (penjualan tunai dan kredit), setoran salesman, piutang-piutang yang akan/sudah jatuh tempo. Hal ini dilakukan antara adegan keuangan, salesman, tenaga bongkar muat (orang gudang), dan supervisor.
c. Pengendalian Elektronik Digital.
Pengendalian elektronik digital yaitu pengendalian yang dilakukan dengan menggunakan barang-barang elektronik, seperti: telepon dan kamera digital yang mana untuk memastikan pelanggan itu benar-benar ada (nyata), bukan sekedar karangan salesman sehingga pelanggannya bisa di data (kartu pelanggan).
d. Pengendalian Matriks Fungsional.
Pengendalian matriks fungsional yaitu pengendalian yang dilakukan oleh masing-masing adegan dalam perusahaan terhadap tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan. Misalnya salesman bertanggung jawab pada adegan keuangan untuk menyampaikan faktur tunai, uang tunai, faktur kredit dan uang tunai hasil pembayaran kredit yang lalu. Sedangkan adegan keuangan bertugas untuk menghitungnya dan memasukkannya pada pembukuan.
